Top 5 Zeiterfassung für Zahnärzte im Vergleich

Was bei Zeiterfassung für Zahnärzte wirklich verglichen werden sollte

Eine digitale Stempeluhr allein löst noch keinen Monatsabschluss. Relevant ist der vollständige Weg vom Einstempeln über Pausen und Korrekturen bis zur Freigabe und zum Export. Für Zahnarztpraxen kommt hinzu, dass nicht jeder Mitarbeiter ein privates Smartphone verwenden möchte und mehrere Standorte unterschiedliche Erfassungswege benötigen können.

Die folgenden fünf Lösungen werden deshalb nach Erfassungswegen, Transparenz, Verbindung zum Dienstplan und Eignung für typische Praxisabläufe eingeordnet. Preise sind bewusst kein alleiniger Rangfaktor, weil Module, Mindestnutzer und Hardware sehr unterschiedlich kalkuliert werden.

• App, Browser, Terminal oder manuelle Erfassung
• Pausen, Überstunden und Arbeitszeitkonten
• Offene Buchungen und nachvollziehbare Korrekturen
• Verbindung zum geplanten Dienst
• Export und Vorbereitung des Monatsabschlusses

Die Top 5 Zeiterfassung für Zahnärzte

Excel bleibt die flexibelste manuelle Ausgangslösung. Danach folgen eine auf Zahnarztpraxen zugeschnittene Plattform, eine weitere Praxissoftware und zwei branchenübergreifende Systeme mit mehreren Erfassungswegen.

1. 01

   Microsoft Excel

   Manueller Einstieg

   Eine Excel-Zeiterfassung lässt sich mit Spalten für Beginn, Ende, Pause, Sollzeit und Saldo individuell aufbauen. Sie verursacht keine zusätzliche Facheinführung, wenn die Praxis Microsoft 365 bereits nutzt.

   • Frei anpassbare Tabellen
   • Bekannte Oberfläche
   • Einfache Monatsvorlagen

   Einordnung: Buchungen, Pausen, Korrekturen und Freigaben bleiben manuell. Gleichzeitige Bearbeitung, Änderungsnachweise und der Abgleich mit dem Dienstplan benötigen klare interne Regeln.

2. 02

   Taktera

   Für Zahnarztpraxen entwickelt

   Taktera erfasst Arbeitsbeginn, Pausen und Feierabend über Mitarbeiter-App oder Wandterminal. Die Praxisleitung sieht Monatswerte, Salden, offene Stempelungen und Warnungen zentral im Web.

   • App und Wandterminal
   • Live-Salden und Warnungen
   • Mit Dienstplan und Abwesenheiten verbunden

   Einordnung: Zeiterfassung ist ab Taktera Standard enthalten; das Wandterminal wird separat gemietet. Für eine faire Kalkulation müssen Nutzerzahl, Servicepauschale und benötigte Terminals zusammengerechnet werden.

   Taktera passend zur Zahnarztpraxis ansehen
3. 03

   pepito

   Praxissoftware

   pepito verbindet Zeiterfassung und Stundenkonten mit Dienstplanung, Urlaub, Abwesenheiten und Personalakte. Die Lösung richtet sich nach eigenen Angaben speziell an Arzt- und Zahnarztpraxen.

   • Praxisfokus
   • App- und Terminallösung
   • Auswertungen und Stundenkonten

   Einordnung: Vor einer Entscheidung sollten Erfassungsgeräte, Korrekturprozess, Exporte und die tatsächlich benötigten Module in einer Demo mit dem eigenen Monatsablauf geprüft werden.

4. 04

   Papershift

   Fünf Erfassungswege

   Papershift beschreibt Zeiterfassung über Dienstplan, mobile Stempeluhr-App, Station-App, Browser und manuelle Einträge. Überstunden und Abwesenheiten können in die Auswertung einfließen.

   • Mehrere Erfassungsarten
   • Überstundenberechnung
   • Dienstplanung und HR-Prozesse

   Einordnung: Die vielen Konfigurationsmöglichkeiten müssen eindeutig festgelegt werden. Die Praxis sollte insbesondere testen, welcher Weg pro Mitarbeiter aktiv ist und wie Korrekturen freigegeben werden.

5. 05

   Shiftbase

   Für flexible Schichtbetriebe

   Shiftbase bietet Einstempeln per App, Tablet oder Terminal, Live-Anwesenheit, Abgleich mit geplanten Schichten sowie Hinweise auf Abweichungen und vergessene Buchungen.

   • App, Tablet und Terminal
   • Abgleich mit dem Dienstplan
   • Lohnabrechnungsanbindungen

   Einordnung: Der Schwerpunkt liegt auf branchenübergreifenden Schichtbetrieben. Zahnärzte sollten prüfen, ob Praxisrollen, Verantwortlichkeiten und ihre gewünschten Auswertungen ohne Umwege passen.

Für die Dokumentation zählt nicht nur das Eingabegerät. Prüfen Sie besonders, ob Änderungen nachvollziehbar bleiben, Verantwortlichkeiten klar sind und der Export den tatsächlichen Lohnprozess unterstützt.

App, Wandterminal oder Excel-Liste: Was passt zum Praxisalltag?

Ein zentraler Praxisstandort profitiert häufig von einem gemeinsamen Terminal, weil das Stempeln sichtbar in den Arbeitsbeginn integriert wird. Bei wechselnden Standorten oder mobilen Mitarbeitern kann eine persönliche App geeigneter sein. Beide Wege sollten in dasselbe Stundenkonto führen.

Excel eignet sich eher für nachträgliche Einträge durch eine verantwortliche Person. Das kann bei einem sehr kleinen Team funktionieren, verlagert den Aufwand aber an die Praxisleitung. Entscheidend ist, ob die Arbeitszeit zeitnah oder erst am Monatsende dokumentiert wird und wie vergessene Einträge behandelt werden.

Diese fünf Fälle gehören in jeden Zeiterfassungs-Test

Eine vorbereitete Produktdemo zeigt selten die schwierigen Fälle. Bitten Sie deshalb darum, typische Abweichungen live durchzuspielen. So wird sichtbar, wie viel Nacharbeit im Alltag tatsächlich entsteht.

• Ein Mitarbeiter vergisst das Ausstempeln
• Eine Pause wird zu spät oder gar nicht gebucht
• Ein Dienst beginnt früher als geplant
• Eine Korrektur muss beantragt und freigegeben werden
• Der Monatsabschluss wird für die Lohnabrechnung exportiert