Was gilt aktuell für Arbeitgeber?
Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales erläutert dazu, dass die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen ist.
Diese Verpflichtung ist nicht auf bestimmte Branchen beschränkt. Eine Zahnarztpraxis sollte deshalb einen Prozess festlegen, mit dem Arbeitszeiten im Alltag vollständig, verlässlich und für die Beschäftigten zugänglich dokumentiert werden.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung. Tarifverträge, besondere Beschäftigtengruppen und der konkrete Einzelfall können zusätzliche Anforderungen auslösen.
Welche Angaben sollten erfasst werden?
Nach den aktuellen FAQ des BMAS sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, damit Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten überprüfbar bleiben. Für den Praxisalltag bedeutet das: Nicht nur die Summe am Monatsende, sondern der tatsächliche zeitliche Verlauf muss nachvollziehbar sein.
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Pausen so dokumentieren, dass die Arbeitsdauer nachvollziehbar bleibt
- Korrekturen mit einem klaren und nachvollziehbaren Verfahren bearbeiten
Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?
Das BMAS weist derzeit darauf hin, dass noch keine allgemeine Formvorschrift festgelegt ist und die Aufzeichnung auch handschriftlich erfolgen kann. Gleichzeitig plant die Bundesregierung, die elektronische Aufzeichnung im Arbeitszeitgesetz zu verankern. Was der aktuelle Entwurf dazu vorsieht, steht im folgenden Abschnitt.
Unabhängig von der Form muss das gewählte Verfahren im Alltag funktionieren. Eine theoretisch perfekte Lösung hilft nicht, wenn Buchungen regelmäßig vergessen, Listen nachträglich rekonstruiert oder Korrekturen nicht nachvollziehbar dokumentiert werden.
Was plant der Gesetzgeber? Stand Oktober 2026
Im Juni 2026 ist ein Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt geworden, den das Ministerium selbst als interne Arbeitsfassung bezeichnet. Nach Berichten über den Entwurf sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit künftig elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden. Eine bestimmte Technik wird dabei nicht vorgeschrieben.
Für kleine Betriebe ist der Entwurf besonders relevant: Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten sollen die Arbeitszeit dauerhaft auch nicht elektronisch aufzeichnen dürfen. Die Erfassung selbst bleibt aber Pflicht. Für größere Arbeitgeber sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen, bei weniger als 50 Beschäftigten nach den Berichten fünf Jahre.
Bis zum redaktionellen Stand dieser Seite gibt es keinen Kabinettsbeschluss und kein verabschiedetes Gesetz. Inhalte und Fristen können sich im Verfahren noch ändern. Unabhängig davon gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus der Rechtsprechung schon heute.
- Heute: Beginn, Ende und Dauer erfassen, Form frei wählbar
- Laut Entwurf: elektronische Erfassung am selben Tag als Regelfall
- Laut Entwurf: Praxen bis zehn Beschäftigte dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen
- Laut Entwurf: Übergangsfristen je nach Betriebsgröße
Wer ist für die Erfassung verantwortlich?
Nach Auffassung des BMAS kann der Arbeitgeber die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren. Die Verantwortung für die Organisation und Einhaltung der Vorgaben bleibt jedoch beim Arbeitgeber. In der Praxis sollte deshalb festgelegt sein, wer bucht, wer fehlende Einträge prüft und wer Korrekturen freigibt.
Für eine Zahnarztpraxis ist ein einfaches Rollenmodell sinnvoll: Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten, eine zuständige Person prüft offene oder auffällige Buchungen, und die Praxisleitung erhält eine übersichtliche Monatsauswertung.
Ein praktikabler Ablauf für die Zahnarztpraxis
Der Erfassungsweg sollte zum tatsächlichen Arbeitsbeginn passen. Beginnt das Team gemeinsam am Praxisstandort, kann ein Terminal am Personalzugang besonders eindeutig sein. Bei wechselnden Standorten oder mobilen Aufgaben kann eine persönliche App sinnvoller sein. Häufig ist eine Kombination aus beiden Wegen am alltagstauglichsten.
- Verbindlichen Erfassungsweg und Zeitpunkt festlegen
- Pausenregel und Umgang mit vergessenen Buchungen erklären
- Zuständigkeit für Prüfung und Korrekturen bestimmen
- Arbeitszeitkonten regelmäßig statt nur am Jahresende kontrollieren
- Export und Aufbewahrung mit Lohnbüro oder Beratung abstimmen
Arbeitszeitkonto und Überstunden in der Zahnarztpraxis
Aus den täglichen Buchungen ergibt sich das Arbeitszeitkonto: die Differenz zwischen vertraglicher Sollzeit und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit. Gerade in Zahnarztpraxen entstehen Plus- und Minusstunden schnell, etwa wenn Behandlungen länger dauern, Termine ausfallen oder Kolleginnen kurzfristig vertreten werden.
Ein Stundenkonto ist nur so verlässlich wie die Erfassung dahinter. Wird es erst am Monats- oder Jahresende aus Listen zusammengerechnet, fallen Abweichungen zu spät auf. Sinnvoll ist ein laufender Saldo, den Praxisleitung und Mitarbeiter gleichermaßen sehen können.
Das Arbeitszeitgesetz verlangt in § 16 Absatz 2 außerdem, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wie Überstunden ausgeglichen oder vergütet werden, richtet sich nach Arbeitsvertrag und gegebenenfalls Tarifvertrag.
- Sollzeit je Mitarbeiter und Arbeitszeitmodell hinterlegen
- Salden mindestens monatlich prüfen, nicht erst zum Jahresende
- Regeln für Ausgleich von Plus- und Minusstunden schriftlich festhalten
- Aufbewahrung der Nachweise mit Lohnbüro oder Beratung abstimmen
Was eine Zeiterfassungssoftware zusätzlich leisten kann
Eine digitale Lösung kann Buchungen unmittelbar zusammenführen, offene Stempelungen sichtbar machen und Soll- sowie Ist-Zeiten gegenüberstellen. Sie ersetzt keine organisatorische Verantwortung, reduziert aber manuelle Übertragungen und schafft eine gemeinsame Datenbasis.
Taktera verbindet Zeiterfassung mit Dienstplanung und Abwesenheiten. Dadurch sieht die Praxisleitung nicht nur die gebuchte Zeit, sondern auch den dazugehörigen Plan, genehmigten Urlaub und relevante Abweichungen.
Kurze Prüfliste für die eigene Praxis
Wenn eine der folgenden Fragen nicht eindeutig beantwortet werden kann, sollte der bestehende Prozess überprüft werden.
- Wissen alle Mitarbeiter, wann und wie sie ihre Zeit erfassen?
- Sind Beginn, Ende und Dauer pro Arbeitstag nachvollziehbar?
- Gibt es einen geregelten Weg für Pausen und Korrekturen?
- Werden fehlende Einträge zeitnah erkannt?
- Kann die Praxisleitung die Daten geordnet auswerten und bereitstellen?
Häufige Fragen
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für kleine Zahnarztpraxen?
Die grundlegende Verpflichtung des Arbeitgebers ist nicht an eine bestimmte Praxisgröße gebunden. Für besondere Beschäftigtengruppen oder konkrete Ausnahmen sollte fachlicher Rechtsrat eingeholt werden.
Dürfen Mitarbeiter ihre Zeiten selbst erfassen?
Nach Auffassung des BMAS kann der Arbeitgeber die Aufzeichnung delegieren. Verantwortlich für die ordnungsgemäße Organisation bleibt der Arbeitgeber.
Ist eine App oder ein Terminal vorgeschrieben?
Nach den aktuellen BMAS-Hinweisen besteht derzeit keine allgemeine Formvorschrift. App und Terminal sind mögliche digitale Erfassungswege, aber nicht pauschal für jede Praxis vorgeschrieben.
Wird die elektronische Zeiterfassung für Zahnarztpraxen Pflicht?
Ein Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht die elektronische Erfassung als Regelfall vor, mit dauerhafter Ausnahme für Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten und Übergangsfristen für größere Praxen. Beschlossen ist das noch nicht; maßgeblich ist der spätere Gesetzestext.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
Nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz sind Nachweise über die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Viele Praxen bewahren die gesamte Zeiterfassung einheitlich auf; Details sollten mit Lohnbüro oder Beratung abgestimmt werden.
Wie führe ich ein Stundenkonto in der Zahnarztpraxis?
Hinterlegen Sie für jeden Mitarbeiter die vertragliche Sollzeit und vergleichen Sie sie laufend mit der erfassten Arbeitszeit. Eine Zeiterfassungssoftware berechnet den Saldo automatisch; Regeln für Ausgleich und Vergütung von Überstunden sollten schriftlich festgelegt sein.
Quellen und aktueller Stand
- Fragen und Antworten zur ArbeitszeiterfassungBundesministerium für Arbeit und Soziales
- Beschluss 1 ABR 22/21Bundesarbeitsgericht
- Arbeitszeitgesetz, § 16 ArbeitszeitnachweiseBundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz
- Reform des Arbeitszeitgesetzes 2026: Referentenentwurf liegt vorStein Rechtsanwälte, Energie und Recht
Redaktioneller Stand: 16. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung. Prüfen Sie bei arbeitsrechtlichen Einzelfragen die aktuellen gesetzlichen Vorgaben und lassen Sie sich fachlich beraten.
