Datenschutzerklärung

§ 1 Allgemeine Informationen

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Website www.taktera.de besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen oder die Plattform app.taktera.de nutzen. Alle Informationen, die eine persönliche Identifizierung ermöglichen, sind personenbezogene Daten. Wir verarbeiten diese Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

§ 2 Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

• Unternehmen: Taktera UG (haftungsbeschränkt)
• Geschäftsführer: Leon Leidner
• Anschrift: Hauptstraße 62a, 67472 Esthal, Deutschland
• E-Mail: info@taktera.de
• Datenschutz: datenschutz@taktera.de

Sofern in dieser Erklärung nichts anderes angegeben ist, ist die Taktera UG (haftungsbeschränkt) für die dort beschriebene Verarbeitung verantwortlich.

§ 3 Rollen im Datenschutz

(1) Website und Vertragsbeziehung mit Taktera: Für Daten, die im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Website, der Kontaktaufnahme, der Registrierung einer Praxis, der Abonnement- und Zahlungsabwicklung sowie des Supports entstehen, ist die Taktera UG (haftungsbeschränkt) Verantwortliche.

(2) Plattformnutzung durch Praxen: Für die Verarbeitung von Mitarbeiter-, Planungs-, Abwesenheits-, Zeiterfassungs- und Kommunikationsdaten innerhalb der Plattform app.taktera.de ist in der Regel die jeweilige Praxis Verantwortliche. Taktera verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten ergeben sich aus dem zwischen Taktera und der Praxis geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag untertaktera.de/avv.

(3) Keine Patientendaten: Die Plattform ist für die interne Personal- und Einsatzplanung von Praxen bestimmt. Im bestimmungsgemäßen Betrieb werden keine Patientendaten verarbeitet. Freitextfelder dürfen nicht für Diagnosen, medizinische Details oder sonstige Patientendaten verwendet werden.

§ 4 Besuch unserer Website

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, um die Seite auszuliefern und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem und Referrer-URL gehören.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webangebot).
Speicherdauer: Server- und Zugriffsprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheits-, Fehleranalyse- und Nachweiszwecke erforderlich ist, in der Regel bis zu 30 Tage.

§ 5 Cookies und Webanalyse (Google Analytics)

Wir nutzen auf unserer Website Google Analytics 4. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten.

Die IP-Anonymisierung ist aktiviert. Die Verarbeitung erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung über unser Cookie-Banner.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Speicherdauer: Nutzer- und Ereignisdaten werden von Google in der Regel nach 2 Monaten gelöscht.
Auftragsverarbeitung: Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Weitere Informationen:policies.google.com/privacy.

§ 6 Kontaktformular und Warteliste

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, die Warteliste oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Die technische Übermittlung des Kontaktformulars erfolgt über eine serverseitige Funktion auf Google Cloud (Firebase Cloud Functions). Dies betrifft ausschließlich die Website-Kommunikation, nicht den Betrieb der Plattform app.taktera.de.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).
Speicherdauer: bis zur Erledigung der Anfrage, spätestens nach 24 Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Terminbuchung über Calendly

Auf unserer Seite zur Demo-Buchung binden wir den Terminplanungsdienst Calendly ein. Anbieter ist Calendly, LLC, USA. Beim Aufruf der Buchungsseite können insbesondere Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen an Calendly übermittelt werden. Wenn Sie einen Termin buchen, verarbeitet Calendly außerdem die von Ihnen eingegebenen Kontaktdaten sowie die ausgewählten Termindaten in unserem Auftrag.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Durchführung der Terminvereinbarung).
Weitere Informationen finden Sie in derDatenschutzerklärung von Calendly.

§ 7 Externe Links

Auf unserer Website verlinken wir auf externe Angebote, insbesondere unser LinkedIn-Profil. Beim Anklicken solcher Links verlassen Sie unsere Website. Für die Datenverarbeitung auf den externen Seiten ist der jeweilige Anbieter verantwortlich. Es werden keine Social-Media-Plugins eingebunden, die bereits beim bloßen Seitenaufruf Daten an Dritte übermitteln.

§ 8 Nutzung der Plattform app.taktera.de

Die Plattform dient der mandantenfähigen Mitarbeiterverwaltung, Dienst- und Raumplanung, Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung, internen Kommunikation, Benachrichtigung und Benutzerverwaltung für Praxen.

A. Verarbeitete Daten und Zwecke

Je nach Nutzung der Plattform können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name, E-Mail-Adresse, Benutzer-ID, Profilbild / Avatar
• Rolle, Team, Qualifikationen und Beschäftigungsstatus
• Arbeitszeitmodelle, Verfügbarkeiten, Dienstpläne, Raum- und Mitarbeiterzuweisungen
• Urlaubsansprüche, Abwesenheitsart, Zeitraum, Status und Kommentar
• Krankmeldungen als Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO
• Zeiterfassungsdaten, Pausen, Plan-/Ist-Zeiten und Freigaben
• Chat-Nachrichten und Chat-Bilder
• In-App-Benachrichtigungen, Geräte- und Push-Token
• IP-Adresse, User-Agent, Login- und Sitzungsdaten
• Zustimmungen zu AGB, Datenschutz und AVV
• Praxisname, Standort, Logo sowie Abo- und Abrechnungsmetadaten

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und zum Betrieb der Plattform, zur Authentifizierung, Kommunikation, Benachrichtigung, Dokumentation von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, zur Durchführung automatisierter Workflows sowie zu Support-, Wartungs- und Sicherheitszwecken.

B. Besondere Datenkategorien

Taktera verarbeitet Gesundheitsdaten ausschließlich in Form der Information, dass eine Arbeitsunfähigkeit bzw. Krankmeldung vorliegt, einschließlich Zeitraum und Status. Diagnosen oder Angaben zur Ursache einer Erkrankung sind nicht Bestandteil der vorgesehenen Verarbeitung.

Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten) in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG, soweit die Praxis als Verantwortliche die Verarbeitung veranlasst.

C. Authentifizierung und Hosting

Die Plattform wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Authentifizierung, Datenbank (PostgreSQL), Caching (Redis), Webserver (Caddy), Echtzeitkommunikation (Socket.IO) und Hintergrundverarbeitung (BullMQ) werden vom Auftragnehmer selbst gehostet. Die Authentifizierung erfolgt über ein selbst gehostetes GoTrue-System mit JWT-basierter Anmeldung.

Avatare, Praxislogos und Chat-Dateien werden im Hetzner Object Storage in Deutschland bzw. der EU gespeichert.

D. E-Mail- und Push-Benachrichtigungen

Transaktions-E-Mails (z. B. Einladungen, Passwort-Reset, Benachrichtigungen) werden über Porkbun LLC (USA) versendet. Push-Benachrichtigungen für Android werden über Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Limited) und für iOS über Apple Push Notification Service (Apple Distribution International Ltd.) zugestellt.

Wichtiger Hinweis: Push-Benachrichtigungen können derzeit personenbezogene Inhalte (z. B. Namen, Begriffe wie „Krankmeldung“ oder Abwesenheitsarten) im Payload an Google und Apple übermitteln. Datenschutzfreundlicher wäre der Versand ausschließlich stiller Push-Nachrichten ohne personenbezogene Inhalte; eine entsprechende Anpassung ist geplant.

E. Speicherdauer in der Plattform

• Kontodaten: für die Dauer des Nutzungsvertrags
• Push-Token: bei Abmeldung, Token-Erneuerung oder spätestens 180 Tage nach letzter Nutzung
• Zeiterfassungsdaten: bis zu zwei Jahre nach Ende des Kalenderjahres, soweit die Praxis dies veranlasst
• Audit- und Zustimmungsnachweise: bis zu drei Jahre
• Nach Vertragsende: Löschung aus Produktivsystemen innerhalb von 90 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht; Backups werden im Rahmen der Backup-Rotation innerhalb von bis zu 30 Tagen überschrieben

§ 9 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abonnement- und Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe. Anbieter ist Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, bzw. Stripe, Inc. für bestimmte Verarbeitungsschritte.

Bei Zahlungen werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Zahlungsmethode und Transaktionsmetadaten verarbeitet. Die vollständigen Zahlungsdaten werden direkt an Stripe übermittelt; wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: gemäß gesetzlicher handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen, in der Regel bis zu 10 Jahre für buchungsrelevante Daten.

§ 10 Empfänger und Dienstleister

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Eingesetzte Dienstleister umfassen insbesondere:

Soweit Daten in Drittländer (insbesondere USA) übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln.

§ 11 Verschlüsselung (SSL/TLS)

Unsere Website und Plattform nutzen HTTPS/TLS-Verschlüsselung über Caddy, um die Übertragung vertraulicher Inhalte zu schützen. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://“ in der Adresszeile und am Schloss-Symbol Ihres Browsers.

§ 12 Ihre Datenschutzrechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

A. Widerrufsrecht bei Einwilligungen

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

B. Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO). Wenden Sie sich hierfür andatenschutz@taktera.de. Wenn Sie Nutzer der Plattform im Auftrag Ihrer Praxis sind, wenden Sie sich für betriebliche Daten in erster Linie an Ihre Praxis als Verantwortliche.

C. Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO).

D. Widerspruchsrecht

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf berechtigten Interessen beruht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Bei Direktwerbung steht Ihnen ein jederzeitiges Widerspruchsrecht zu (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

E. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Zuständige Aufsichtsbehörde:

§ 13 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist ab dem 12.07.2026 gültig. Wir behalten uns vor, sie bei Bedarf anzupassen, um rechtliche, technische oder geschäftliche Änderungen abzubilden. Die jeweils aktuelle Version ist unter www.taktera.de/datenschutz abrufbar.

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer, soweit dies erforderlich ist.